Notice d’utilisation LotoAsso

1.1 Présentation et rôles

Le portail est l’espace en ligne où l’on prépare tout ce dont la soirée aura besoin.

Le portail LotoAsso réunit en un seul endroit la préparation d’un loto associatif : fiche de l’association, programme des parties, lots, cartons, ventes en ligne, billets d’entrée, sponsors et publication dans l’agenda public. Le jour J, ces données sont reprises par LotoAsso Live pour le tirage, LotoAsso Scan à l’entrée et LotoAsso Play sur le téléphone des joueurs.

Types de compte

Un même compte peut passer d’un portail à l’autre : à la connexion, l’écran Choisissez votre portail propose Organisateur, Joueur ou Sponsor. Cochez Mémoriser mon choix et ne plus demander pour ne plus voir cet écran ; le bouton Basculer de l’en-tête permet de changer à tout moment.

Rôles dans une association

1.2 Créer son compte et se connecter

Inscription, confirmation par email, connexion, mot de passe oublié et double authentification.

Connexion et mot de passe oublié

La page Connexion accepte email + mot de passe ou Continuer avec Google. Le lien Mot de passe oublié ? envoie un email pour en choisir un nouveau. Le même compte sert pour le portail, LotoAsso Live et LotoAsso Scan.

Double authentification (2FA)

Pour protéger l’accès à l’association, activez la double authentification depuis Mon Profil › onglet Sécurité. Il faut une application d’authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password…).

Ensuite, chaque connexion demande le code à 6 chiffres (ou un code de secours). Cochez Faire confiance à cet appareil (90 jours) sur vos ordinateurs personnels pour ne pas le ressaisir. La liste Appareils de confiance permet de les révoquer. Pour arrêter, Désactiver la 2FA demande un code et votre mot de passe.

Mon Profil

1.3 Découvrir l’interface

L’en-tête, le menu latéral et la zone de travail : où trouver chaque fonction.

Le menu latéral s’adapte au contexte. Tant qu’aucun loto n’est sélectionné, il affiche Gestion de l’asso ; dès que vous ouvrez un loto, il affiche Gestion du loto avec ses sept rubriques. La petite roue dentée à droite d’une rubrique (Configurer …) ouvre directement ses réglages.

Au premier passage, un didacticiel en 8 étapes présente l’interface. Relancez-le à tout moment avec Relancer le didacticiel en bas du menu. Le numéro de version, juste à côté, affiche les nouveautés ; une fenêtre Bonjour, il y a du nouveau ! 👋 apparaît aussi après chaque mise à jour importante.

1.4 Votre association

Créer l’association, inviter les membres et activer le paiement en ligne.

À la première connexion, la page de démarrage propose deux chemins : Créer une association ou Rejoindre avec un code si un autre membre l’a déjà créée.

Inviter des membres

Paramètres de l’association

Activer le paiement en ligne (Stripe)

Pour encaisser par carte bancaire sur l’e-boutique, l’association doit relier un compte Stripe. Dans Paiement en ligne, cliquez sur Connecter Stripe et suivez le formulaire de Stripe (identité du représentant, IBAN de l’association). Revenez ensuite sur LotoAsso : le statut se met à jour.

Accéder au Dashboard Stripe ouvre votre espace Stripe (virements, remboursements). Frais : 1,5 % + 0,25 € par transaction (Stripe) et 1 % de commission LotoAsso.

1.5 Créer et paramétrer un loto

Créer le loto, comprendre son tableau de bord et régler ses paramètres.

Paramètres du loto

Le bouton Paramètres du loto regroupe quatre sections.

Zone de danger

• Dupliquer le loto : crée une copie pour la prochaine édition. Les lots sont copiés, pas les cartons.
• Archiver / Désarchiver le loto : range un loto terminé hors de la liste principale, sans rien supprimer.
• Supprimer le loto : définitif. Il faut cocher la confirmation et retaper le titre exact du loto.

1.6 Les lots

Saisir les lots un par un ou les importer depuis Excel.

Rubrique Lots du menu. Chaque lot a un statut : En attente, Validé (rattaché à une partie) puis Gagné une fois attribué dans Live. La colonne Partie liée indique dans quelle partie il est mis en jeu.

1.7 Les cartons

Générer, personnaliser, imprimer et suivre les cartons de jeu.

Rubrique Cartons. Les compteurs Cartons générés et Cartons vendus donnent l’état du stock. Chaque carton LotoAsso est une grille 3×9 de 15 numéros, avec un numéro, un numéro de lot (série) et un QR code.

Vous utilisez déjà des cartons ? Le menu Importer accepte un fichier, y compris un export de LotoAsso Classic. Exporter PDF et Exporter en CSV sortent la liste. La fiche d’un carton montre sa grille, son numéro, son lot, un Commentaire interne, ses gains et l’Acheteur (via Ventes).

1.8 Les parties et l’entracte

Construire le programme que LotoAsso Live suivra pendant la soirée.

Rubrique Parties (éditeur de parties). Une partie est découpée en étapes : par exemple 1 ligne, puis 2 lignes, puis carton plein, chacune avec ses lots. Dans Live, l’animateur passe d’une étape à l’autre avec un seul bouton.

Les parties se réordonnent par glisser-déposer. Leur statut suit le tirage : Prêt, Démarré, Terminé. Réinitialiser la partie efface ses numéros tirés et ses gagnants (utile après un essai). Les parties peuvent aussi être importées depuis Excel (Importer).

Préparer l’entracte

Gérer l’entracte configure l’écran affiché en salle pendant la pause, lancé depuis Live :

• Nom de l’entracte et Mode d’affichage : Texte ou Image.
• Informations pratiques (buvette, tombola…) et Messages sponsorisés.
• Activer le compte à rebours avec la Durée de l’entracte (minutes).
• Afficher les logos des sponsors pendant l’entracte.

1.9 E-boutique et ventes

Vendre des cartons et d’autres produits en ligne ou sur place, et suivre les encaissements.

Suivre les ventes

La page Ventes affiche les indicateurs (chiffre d’affaires, ventes payées, ventes en attente, produit le plus vendu, part des paiements CB) et le tableau des commandes : référence, acheteur, articles, montant, Origine (En ligne / Sur place), moyen de paiement, date et statut.

Vente au guichet : la caisse

1.10 E-billetterie

Émettre des billets d’entrée nominatifs et les contrôler à l’accueil avec Scan.

1.11 Publier dans l’agenda

Rendre le loto visible sur l’agenda public de LotoAsso et le partager.

L’agenda public (lotoasso.com/agenda) permet aux joueurs de trouver les lotos par ville, département, carte ou calendrier, avec des filtres (week-ends, buvette, restauration, accès PMR, parking).

Le champ Publication agenda des paramètres offre plus de nuances : Brouillon (hors agenda), Validé (agenda public) et Terminé (agenda). Pour retirer le loto, repassez l’interrupteur sur Non publié (confirmation Dépublier de l’agenda ?).

Un visiteur connecté peut aussi Proposer un loto depuis l’agenda (événement, horaires, services sur place, lieu, description, flyer, lots et tarifs, contact).

1.12 Sponsors

Valoriser vos partenaires sur l’écran de projection et pendant l’entracte.

Les sponsors s’affichent dans le carrousel Partenaires de l’écran de projection, selon le réglage de chaque partie, et pendant l’entracte si l’option est cochée. Un lot dont la Source du lot est « Sponsor / Partenaire » permet de n’afficher que les sponsors des lots en jeu. Importer charge une liste Excel (modèle téléchargeable).

1.13 Accès aux applications

Ouvrir LotoAsso Live, partager le code joueurs Play et le QR de Scan depuis le portail.

Le bouton Accès aux applications du menu latéral ouvre une fenêtre avec les trois applications du jour J, pour le loto sélectionné.

1.14 Après le loto

Consulter les tirages, nettoyer les essais et préparer l’édition suivante.

• Tirages (section Résultats) : chaque tirage fait dans Live, avec ses numéros et ses gagnants, et les statistiques Tirages et Numéro le plus tiré.
• Un tirage de test à effacer ? Supprimer ce tirage ? › Oui, supprimer le tirage.
• Passez l’Etat du loto sur terminé et la publication agenda sur Terminé (agenda).
• Archiver le loto pour alléger la liste, ou Dupliquer le loto pour préparer la prochaine édition.

1.15 Plans et abonnement

Ce que comprend chaque plan et comment passer en Pro.

Avec le Plan Free, vous pouvez créer d’autres lotos, mais leurs rubriques Lots, Cartons, Parties et Tirages restent verrouillées : un bandeau Loto limité propose Passer en Pro.

1.16 L’espace joueur

Ce que voient les joueurs qui ont un compte LotoAsso.

Avec un compte de type Joueur (ou en basculant sur le Portail joueur), on retrouve : Tableau de bord, Mes lotos, Mes achats, Mes cartons, Mes billets et Alertes.

• Depuis l’agenda : Créer une alerte (nouveaux lotos près de chez soi), Suivre un organisateur, mettre en favori, Ajouter à mon calendrier.
• Inscription à un loto en trois étapes : coordonnées, choix des produits, Récapitulatif et paiement (CB ou espèces sur place).
• Le jour du loto, le bouton Mes cartons ouvre directement la partie dans LotoAsso Play.
• Après la soirée, Noter ce loto : note générale, ambiance, organisation, valeur des lots.

1.17 Questions fréquentes et dépannage

Les situations les plus courantes et comment les résoudre.

2.1 Présentation

Le logiciel de tirage de la soirée : un écran pour l’animateur, un écran pour la salle.

LotoAsso Live reprend le loto préparé sur le portail : parties, étapes, lots, cartons vendus et sponsors. Pendant la soirée, il affiche deux fenêtres :

• l’écran de contrôle, sur l’ordinateur de l’animateur : tirage, gestion des parties, vérification et enregistrement des gains ;
• l’écran de projection, sur la TV ou le vidéoprojecteur : numéros tirés, lots en jeu, sponsors et QR code LotoAsso Play.

Chaque numéro tiré est annoncé à voix haute (voix enregistrées), envoyé en direct aux joueurs de LotoAsso Play et enregistré sur le portail. Live est gratuit et inclus dans les plans Free et Pro ; il suffit d’un compte LotoAsso rattaché à l’association.

2.2 Installer LotoAsso Live

Application de bureau recommandée, version web en dépannage.

Les mises à jour de l’application de bureau sont automatiques. Quand une version est prête, la fenêtre Mise à jour prête propose Redémarrer maintenant ou Plus tard ; une icône de rechargement apparaît aussi dans la barre du haut. Une seule fenêtre de Live peut être ouverte à la fois sur un ordinateur.

2.3 Se connecter

Avec votre compte LotoAsso, en ligne ou hors ligne.

Hors ligne (application de bureau uniquement) : si vous vous êtes déjà connecté une fois sur cet ordinateur, une colonne Hors ligne propose Continuer hors ligne et liste les lotos gardés en mémoire. Si rien n’a été mis en cache, elle indique Aucun loto stocké sur cet appareil.

2.4 Choisir le loto

L’écran d’accueil liste les lotos de vos associations.

Après la connexion, l’écran Sélection du loto vous accueille (Bonjour, {nom} !). Filtrez par association (Toutes ou une association), puis cliquez sur le loto. Chaque carte affiche le nombre de parties, de cartons et de prix, la Date du loto et la Dernière synchro locale ; le dernier loto ouvert porte le badge Récent.

Live télécharge ensuite le loto : Chargement du loto…, Lecture du cache local…, Récupération de la configuration…, des tirages, des lots, des cartons, puis Finalisation…. L’écran de contrôle s’ouvre automatiquement.

Au premier lancement, un didacticiel de 11 étapes présente l’écran de contrôle (Précédent, Suivant, Terminer). Il se relance depuis Réglages › Système › Relancer le didacticiel.

2.5 L’écran de contrôle

Tout ce dont l’animateur a besoin, sur un seul écran.

Chaque carte de la colonne Contrôles porte une icône ⓘ qui rappelle son rôle. La barre du haut est commune à tous les écrans : le logo LotoAsso Live revient à la sélection du loto, et changer de loto dans le fil d’Ariane ouvre une fenêtre de chargement Loto sélectionné.

2.6 Parties programmées ou partie libre

Suivre le programme du portail, ou improviser.

Si le loto ne contient aucune partie programmée, Live passe tout seul en partie libre : Aucune partie programmée pour ce loto. Veuillez en créer une depuis le portail, ou utiliser le mode Partie libre.

Entre deux étapes d’une même partie, les numéros déjà tirés sont conservés, sauf si l’étape a été réglée pour « démarquer au démarrage » sur le portail.

2.7 Tirer et corriger les numéros

Trois façons de tirer, trois façons de corriger.

Les Derniers numéros s’affichent en bulles, en Ordre chronologique ou en Ordre croissant : pratique pour relire les numéros à un joueur qui conteste.

2.8 Gérer les gains

Détection automatique des cartons gagnants, vérification et enregistrement.

Dans la carte Gains, la partie Détectés liste les cartons gagnants (« #40 · 1 carton ») : ✓ signifie déjà enregistré, l’œil ouvre un aperçu. La partie Enregistrés liste les gains de l’étape (« lot ⇄ Carton #40 ») ; la corbeille les supprime (Supprimer ce gain ?).

Si vous passez à la suite alors que des numéros ont été tirés sans gain enregistré, Live demande confirmation : Vous n’avez validé aucun gagnant pour ce tirage. › Continuer sans gain ou Retour.

2.9 L’écran de projection

Ce que voit la salle, et comment l’installer sur le second écran.

La projection est pilotée localement par l’écran de contrôle du même ordinateur : elle continue de fonctionner sans internet. Si le lien se coupe, elle affiche Connexion au contrôle perdue. Reconnexion automatique en cours... et se reconnecte seule.

Le bloc LotoAsso Play affiche le QR code et le code de la partie. Hors ligne, il prévient : Vous êtes hors ligne, les tirages ne seront pas transmis en temps réel.

2.10 L’entracte

Mettre la salle en pause avec un écran dédié.

2.11 Réglages

Apparence, accessibilité, voix et maintenance, enregistrés sur cet ordinateur.

L’engrenage de la barre du haut ouvre les Réglages. Ils s’appliquent immédiatement aux deux écrans et sont propres à l’ordinateur.

2.12 Hors ligne et synchronisation

Ce qui continue de marcher quand la salle n’a pas de réseau.

La pastille de la barre du haut passe de EN LIGNE à Mode hors-ligne ; Live vérifie la connexion toutes les quelques secondes. Le bouton ↻ force une synchronisation avec le portail ; au survol, il indique la date de la dernière.

2.13 Déroulé type d’une soirée

La check-list, de la veille à la clôture.

2.14 Dépannage

Messages d’erreur et solutions.

3.1 Présentation

L’application de l’accueil : billets d’entrée et contrôle des cartons.

LotoAsso Scan transforme un téléphone en lecteur de QR codes pour l’entrée de la salle. Elle a deux modes : Scan de billets, qui valide les billets de l’e-billetterie, et Scan carton, qui vérifie qu’un carton imprimé appartient bien au loto.

3.2 Ouvrir et installer l’application

Pas de store : Scan s’ouvre dans le navigateur et s’ajoute à l’écran d’accueil.

• Adresse directe : lotoasso.com/scan.
• Depuis le portail : Accès aux applications › QR code Scan. Flashé avec le téléphone, il ouvre Scan avec l’association et le loto déjà choisis.
• Depuis l’email de rappel J-7 : lien Ouvrir LotoAsso Scan →.

Peu après l’ouverture, une fenêtre Installer LotoAsso Scan propose d’ajouter l’application à l’écran d’accueil. Vous la retrouvez aussi dans le menu : Ajouter à l’écran d’accueil.

3.3 Se connecter et choisir le loto

Votre compte LotoAsso donne accès aux lotos de vos associations.

3.4 Scanner les billets d’entrée

Un QR par billet, un résultat plein écran.

3.5 Vérifier un carton

S’assurer qu’un carton présenté appartient bien à votre loto.

En mode Scan carton, visez le QR code imprimé sur un carton LotoAsso. L’écran affiche Carton valide, Attention ou Invalide, le numéro du carton et son lot (Carton #{n} · Lot {série}), une mini-grille et une liste de contrôles :

• QR carton LotoAsso lisible ou QR carton non reconnu ;
• Appartient au loto sélectionné ou N’appartient pas à ce loto ;
• Statut : … (Nouveau, Imprimé, Vendu, Gagnant).

3.6 La liste des billets

Qui est arrivé, qui manque encore.

L’onglet Liste (mode billets uniquement) affiche le compteur {n} / {total} billets scannés, une recherche (Rechercher… par nom, référence, numéro ou email) et les filtres Tous, Scannés, Restants. Touchez une ligne pour voir la référence, l’email, le statut et l’heure du scan.

3.7 Paramètres

Le menu ☰ en haut à gauche.

3.8 Bon à savoir et dépannage

Réseau, caméra et connexion.

4.1 Présentation

Le compagnon gratuit des joueurs, sur téléphone.

LotoAsso Play affiche sur le téléphone les numéros tirés, coche automatiquement vos cartons et vous prévient quand l’un d’eux gagne. Il fonctionne sans compte et avec n’importe quel carton papier.

4.2 Rejoindre une partie

QR code de la salle, code à saisir, ou lien depuis votre espace joueur.

Vous avez acheté vos cartons en ligne ? Le jour du loto, votre espace joueur affiche un bouton Mes cartons qui ouvre directement la partie.

4.3 Ajouter vos cartons

Trois méthodes : QR, photo ou saisie.

Touchez un carton pour l’Éditer le carton (nom, Couleur de fond (facultatif), correction d’un numéro) ou le supprimer (Supprimer ce carton ?).

4.4 Suivre le tirage

Numéros en direct et marquage automatique.

En partie liée à LotoAsso Live, chaque numéro arrive en quelques instants et coche vos cartons. L’en-tête indique la partie et le type de jeu (Partie 2 · Une ligne), qui changent automatiquement quand l’animateur passe à l’étape suivante.

4.5 Quand un carton gagne

L’alerte Gagné ! et ce qu’il faut faire ensuite.

Quand il ne manque plus que 3 numéros, le carton affiche Plus que N numéros. Quand il remplit la condition de la partie (une ligne, deux lignes ou carton plein), un écran Gagné ! apparaît avec confettis, son et vibration (Android), la grille gagnante et éventuellement Encore N cartons gagnants.

4.6 Jouer en partie libre

Pour un loto qui n’utilise pas LotoAsso Live.

4.7 Réglages et compte

Personnaliser l’affichage et comprendre le mode invité.

Le menu propose aussi Relancer le didacticiel et Ajouter à l’écran d’accueil (sur iPhone : Partager › Sur l’écran d’accueil).

4.8 Dépannage

Caméra, photo et connexion.