Le soir du loto, la salle se vide, les bénévoles rangent les tables… et une question reste en suspens : combien le loto a-t-il rapporté à l’association ? Entre la location de la salle, les lots achetés, la buvette, la tombola et les tickets de caisse qui s’entassent dans une enveloppe, le bilan prend souvent plusieurs soirées. Le nouveau module Finances du portail LotoAsso fait ce travail avec vous, loto par loto.
Le résultat de votre loto, en un coup d’œil
Ouvrez votre loto dans le portail, puis Finances dans le menu (ou la carte Finances du tableau de bord du loto). En haut de la page, quatre chiffres clés : recettes, dépenses, résultat et marge. Juste en dessous, deux graphiques montrent d’où vient l’argent et où il part, catégorie par catégorie.
Les catégories suivent la vie d’un loto associatif :
- Recettes : jeu (cartons), entrées, buvette, ventes annexes, tombola, dons et mécénat, subventions ;
- Dépenses : lots, salle, matériel, achats de la buvette, communication, SACEM et assurance, frais bancaires, logistique.
Pour ajouter une ligne, un seul bouton : Nouvelle écriture. Montant, date, catégorie, libellé, fournisseur ou payeur, moyen de paiement, et c’est enregistré. Les recettes s’affichent en vert, les dépenses en rouge, toujours avec leur signe + ou −.
Ce que LotoAsso compte pour vous
Une bonne partie des chiffres est déjà dans votre loto. Le module les reprend automatiquement, avec un badge Auto :
- les lots achetés dont vous avez indiqué le coût d’achat deviennent une dépense « Lots » ;
- les ventes payées enregistrées sur LotoAsso deviennent des recettes « Jeu », par moyen de paiement, et la commission LotoAsso sur les paiements en ligne passe en frais bancaires ;
- les lots offerts par vos sponsors ou par des particuliers sont valorisés en contributions en nature, sponsor par sponsor.
Vous avez acheté tous les lots d’un coup chez un grossiste ? Saisissez l’achat groupé en dépense « Lots » et laissez vide le coût de chaque lot : rien n’est compté deux fois. Les cartons vendus sur place, en espèces, se saisissent en recette « Jeu ».
Les avances des bénévoles, enfin suivies
Le trésorier n’était pas là quand il a fallu payer les boissons de la buvette ? Dans une dépense, le champ Payé par indique qui a avancé l’argent : un membre de l’association ou une autre personne. La dépense rejoint alors le panneau Avances à rembourser, regroupé par personne, avec le total dû. Une fois le remboursement fait, cliquez sur Marquer remboursé et indiquez la date. Plus personne n’est oublié.
Les tickets de caisse, pris en photo
Fini l’enveloppe de tickets froissés. Sur chaque dépense, ajoutez un justificatif depuis votre téléphone (Prendre une photo) ou depuis votre ordinateur : une photo ou une facture en PDF, jusqu’à 10 Mo.
Encore plus rapide : Scanner un ticket. Prenez le ticket en photo : le montant, la date, le fournisseur et la catégorie sont lus et pré-remplis. Vous vérifiez, vous enregistrez, et le ticket est joint à la dépense au passage.
Avant l’assemblée générale, un filtre Justificatif manquant liste les dépenses qui attendent encore leur pièce.
Des comptes clôturés, une trace de chaque modification
Quand tout est saisi, un administrateur de l’association clôture les comptes du loto. Les lignes automatiques sont alors figées, et plus aucune écriture ne peut être ajoutée, modifiée ou supprimée. Une facture arrive après coup ? Un administrateur rouvre les comptes en indiquant un motif.
Chaque écriture garde son historique : création, modifications, suppression, justificatif ajouté ou retiré, avec la date et l’auteur. Une écriture supprimée disparaît des comptes, mais pas de l’historique. Et si un lot ou une vente change après la clôture, un bandeau signale l’écart.
Tous les membres de l’association peuvent saisir des écritures ; la clôture et la réouverture sont réservées aux administrateurs.
Un rapport financier prêt pour l’AG
Le bouton PDF produit un rapport financier d’une page : chiffres clés, recettes et dépenses par catégorie, résultat, contributions en nature et avances restant à rembourser. Tant que les comptes ne sont pas clôturés, le rapport est marqué « provisoire ». De quoi présenter le bilan du loto au bureau ou en assemblée générale, ou joindre un récapitulatif clair à une demande de subvention.
Inclus dans l’offre Pro
Le module Finances fait partie de l’offre Pro. Avec un compte gratuit, la page Finances affiche un aperçu rempli de données fictives, pour voir à quoi ressemblera le bilan de votre loto. Si vous repassez en gratuit, vos données sont conservées et réapparaissent dès que l’abonnement reprend. Toutes les offres sont détaillées sur la page Tarifs.
Vous préparez un loto et voulez savoir s’il sera rentable avant même de réserver la salle ? Essayez le simulateur de rentabilité. Une idée pour améliorer le module Finances ? Écrivez-nous.
